本章提要：本章介紹原始憑證的種類、必須具備的內(nèi)容、原始憑證的審核方法和各種特殊原始憑證的處理方法。 

　　1．原始憑證怎樣分類？ 

　　原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得的，用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的最初書面證明文件，是會計核算的原始資料，編制記賬憑證的依據(jù)。根據(jù)不同的管理目的，可對原始憑證進(jìn)行如下分類： 

　?。╨）按取得來源分類。原始憑證按取得的來源可分為自制原始憑證和外來原始憑證。自制原始憑證是本單位內(nèi)部發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的單位或個人填制的憑證。例如：倉庫保管人員填制的人庫單、領(lǐng)料部門填制的領(lǐng)料單、出差人員填制的差旅費(fèi)報銷單等等。外來原始憑證是與外單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，從外單位取得的憑證。例如：購貨時取得的發(fā)票，出差人員報銷的車票、飛機(jī)票、住宿費(fèi)收據(jù)等等。 

　?。?）按填制手續(xù)分類。原始憑證按填制手續(xù)可分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證。一次憑證是指填制手續(xù)一次完成，一次記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證，已填列的憑證不能重復(fù)使用。外來的原始憑證都是一次憑證，自制原始憑證中的收料單、發(fā)貨票、銀行結(jié)算憑證等等都是一次憑證。累計憑證是在一定時期內(nèi)，在一張憑證上，連續(xù)多次記錄不斷重復(fù)發(fā)生的同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，隨時計算累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，以便按計劃或限額進(jìn)行控制。制造業(yè)的限額領(lǐng)料單是典型的累計憑證。匯總憑證是將一定時期內(nèi)記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干張原始憑證匯總起來編制的原始憑證。例如：工資結(jié)算匯總表、收貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等等。 

　?。?）按所起作用分類。原始憑證按所起作用可分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計算憑證。通知憑證是對某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)起通知或指示作用的憑證，對這類憑證的管理，不能完全等同于其他原始憑證，因?yàn)槠洳荒茏C明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：物資訂貨單、扣款通知等等。執(zhí)行憑證是對某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。例如：入庫單、出庫單、各種收據(jù)等等。計算憑證也是某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后填制的原始憑證，可以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)完成。但是，該憑證上的數(shù)字是按照一定的方法計算后形成的。例如：工資結(jié)算匯總表、輔助生產(chǎn)費(fèi)用分配表、制造費(fèi)用分配表等等。 

　　2．外來原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？ 

　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定，外來原始憑證必須具備如下內(nèi)容： 

　?。╨）憑證的名稱：外來原始憑證必須有明確的名稱，以便于憑證的管理和業(yè)務(wù)處理。 

　?。?）填制憑證的日期：憑證填制的日期就是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的審查。 

　?。?）填制憑證單位名稱或者填制人姓名：填制憑證的單位或個人是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的證明人，有利于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。 

　　（4）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章：憑證上的簽名、蓋章人，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的直接經(jīng)辦人，簽名、蓋章可以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 

　?。?）接受憑證單位名稱：證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否確實(shí)是本單位發(fā)生的，以便于記賬和查賬。值得注意的是，單位的名稱必須是全稱，不得省略。例如，“北京市XX五金商貿(mào)有限公司”，不得寫為“五商公司”。 

　?。?）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容：完整的填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，便于了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況，檢查其真實(shí)性、合理性和合法性。 

　?。?）數(shù)量、單價和金額：這是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的量化證明，是保證會計資料真實(shí)性的基礎(chǔ)。特別是大、小寫金額必須按規(guī)定完整填寫，防止出現(xiàn)舞弊行為。 

　　3．受理外來原始憑證時應(yīng)審核哪些方面？ 

　　外來原始憑證種類繁多，格式各異，但在審核時都要重點(diǎn)注意以下幾個方面： 

　　（l）憑證真實(shí)性的審核。憑證是否真實(shí)，例如，是否為稅務(wù)局的統(tǒng)一發(fā)票，防止虛假發(fā)票；憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生；開出發(fā)票的單位是否存在等等。 

　?。?）憑證完整性的審核。即審核外來原始憑證所應(yīng)填寫的內(nèi)容是否全部具備，不得有遺漏。 

　?。?）憑證合規(guī)性的審核。憑證所記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)財經(jīng)法規(guī)和會計制度的規(guī)定；是否符合開支標(biāo)準(zhǔn)；憑證所填寫的文字和金額是否字跡清楚、規(guī)范，使用的筆和顏色是否符合要求等等。 

　　4．什么樣的外來原始憑證不能接受？ 

　　失真、違規(guī)或不完整的外來原始憑證均不能接受，具體如下： 

　?。?）應(yīng)蓋有稅務(wù)局發(fā)票監(jiān)制章、填制憑證單位公章的，而未加蓋。 

　　（2）未填寫填制憑證單位名稱或者填制人姓名，沒有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。 

　?。?）填制單位的名稱與所蓋的公章不符。 

　?。?）未填寫接受憑證單位名稱或者填寫的名稱與本單位不符。 

　?。?）憑證的聯(lián)次不符。 

　?。?）憑證有涂改。 

　?。?）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。 

　?。?）憑證所列的金額、數(shù)量計算不正確。 

　　5．有問題的外來原始憑證怎樣處理？ 

　　根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，有問題的外來原始憑證應(yīng)作如下處理： 

　　（l）不真實(shí)、不合法的，會計人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報告。 

　?。?）記載不準(zhǔn)確、不完整的，會計人員有權(quán)予以退回，要求其按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 

　　6．外來原始憑證的差錯誰來修改？ 

　　根據(jù)《中華人民共和國會計法》第十四條的規(guī)定精神，外來原始憑證如果出現(xiàn)差錯應(yīng)做如下處理： 

　　（l）有錯誤的，退回出具單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。 

　?。?）金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。 

　　7．外來的原始憑證遺失怎樣處理？ 

　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定，外來的原始憑證遺失，應(yīng)當(dāng)由原開出單位出具證明，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、原始憑證的號碼、金額，證明必須加蓋原開出憑證單位的公章。然后由接受憑證單位的會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。 

　　有些外來原始憑證遺失無法取得證明的，例如，飛機(jī)票、火車票等可以由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況說明，然后由接受憑證單位的會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人辦理批準(zhǔn)手續(xù)，手續(xù)齊全后，才能代作原始憑證。 

　　8．發(fā)生銷貨退回時，憑證怎樣處理？ 

　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，發(fā)生銷貨退回時，首先要取得退貨驗(yàn)收證明，然后填制退貨發(fā)票；退款時，首先要取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證，然后才能填制退款憑證。特別要注意的是，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)開具退款憑證。
  9．上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，怎樣確認(rèn)原始憑證？ 

　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，上級有關(guān)部門批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證的附件，證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或者完成，據(jù)此填制原始憑證。如果該批準(zhǔn)文件必須單獨(dú)歸檔，不能作為附件，應(yīng)當(dāng)在原始憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)的名稱、批準(zhǔn)日期和文件的字號，以備查找。 

　　10．自制原始憑證必須具備哪些內(nèi)容？ 

　　自制原始憑證是為了適應(yīng)會計主體內(nèi)部發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要而填制的，種類、格式比較繁多，其必須具備的內(nèi)容可概括如下： 

　?。?）憑證的名稱。 

　?。?）填制憑證的日期。 

　?。?）經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。 

　?。?）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容。 

　?。?）數(shù)量、單價和金額。 

　　11．受理自制原始憑證時應(yīng)審核哪些方面？ 

　　自制原始憑證絕大部分涉及的是物資出入庫、費(fèi)用分配和結(jié)轉(zhuǎn)等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，為此，應(yīng)審核憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否存在如下情況： 

　?。?）未按國家規(guī)定和有關(guān)計劃使用資金。 

　?。?）多計或少計了成本費(fèi)用，形成了虛假利潤。 

　?。?）未按規(guī)定的渠道、標(biāo)準(zhǔn)、比例提取費(fèi)用或攤銷費(fèi)用。 

　?。?）物資核算不實(shí)，虛報冒領(lǐng)。 

　　（5）費(fèi)用的發(fā)生不合理。 

　　12．什么樣的自制原始憑證不能接受？ 

　　不符合要求的自制原始憑證均不能接受，具體如下： 

　　（l）沒有經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章。 

　?。?）憑證摘要填寫不清楚。 

　?。?）憑證的聯(lián)次不符。 

　?。?）憑證有涂改。 

　?。?）憑證所列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符合開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)。 

　　（6）憑證所列的金額、數(shù)量計算不正確。 

　　13．有問題的自制原始憑證怎樣處理？ 

　?。╨）不真實(shí)、不合法、不合理的，會計人員有權(quán)拒絕接受，不辦理會計核算手續(xù)；問題嚴(yán)重的，應(yīng)及時向單位負(fù)責(zé)人報告。 

　　（2）屬于填寫不符合要求的，如手續(xù)不完整、項(xiàng)目有遺漏、數(shù)字計算不準(zhǔn)確、文字說明不完整的，應(yīng)當(dāng)退回，要求其按照規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充。 

　　14．自制原始憑證的差錯誰來修改？ 

　　自制原始憑證如果出現(xiàn)差錯也要退回出具部門或經(jīng)手人，重開或者更正，如果是更正，要在更正處加蓋更正者的印章，以明確責(zé)任；金額有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由出具或者經(jīng)手人重開，不得在原始憑證上更正。 

　　15．職工報銷憑證的簽字有什么要求？ 

　　（1）按規(guī)定應(yīng)該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。 

　　（2）簽字人簽署姓名后，還應(yīng)當(dāng)簽署簽字的日期。 

　?。?）領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)當(dāng)明確表明是否同意報銷。 

　?。?）為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應(yīng)簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應(yīng)簽在左上方。 

　?。?）有多張憑證都需要簽字時，要一張一張分別的簽，不能用復(fù)寫紙同時簽。 

　　16．職工公出借款的憑證怎樣處理？ 

　　根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十八條的規(guī)定精神，職工公出借款的憑證，必須附在記賬憑證之后。借款收回時，不得退回原借款收據(jù)，應(yīng)當(dāng)另行開出借款收回的收據(jù)或者退回原借據(jù)的副本給借款人